Utan strategi blir insatserna spretiga

Många organisationer lägger stor kraft på att förbättra arbetsmiljö och hälsa. Samtidigt sker HR-arbetet ofta under utmanande förutsättningar, där bland annat följande faktorer kan försvåra en långsiktig effekt:

• Fokus hamnar lätt på att lösa akuta problem, vilket gör det svårt att hinna arbeta förebyggande i den utsträckning man skulle önska.
  
  
• Initiativ för välmående och sjukfrånvarohantering riskerar ibland att bli punktinsatser, snarare än delar av en sammanhållen långsiktig plan.
  
  
• Ansvar och roller kring sjukfrånvarostrategi kan vara utspridda över flera funktioner, vilket kan göra samordningen utmanande.
  
  
• Tillgång till aktuell, samlad och lättanvänd data är inte alltid självklar, vilket försvårar analys och strategisk uppföljning.

När strategin saknas, blir sjukfrånvaro något vi reagerar på först när problemen redan vuxit sig stora. Detta bidrar till att vi ser en fortsatt ökning av stressrelaterad ohälsa – trots all välvilja och insatser.

Statistik från Försäkringskassans Lägesrapport psykisk ohälsa 2024 bekräftar också bilden: antalet pågående sjukskrivningar på grund av stress har ökat med hela 25 procent de senaste fem åren. Rapporten lyfter fram arbetsmiljön som en av de främsta utlösande faktorerna – särskilt i yrken med höga krav och låg kontroll över arbetssituationen. Kvinnor är särskilt utsatta och utgör en majoritet av de stressrelaterade sjukskrivningarna.

Utan rätt data famlar vi i mörkret

Många organisationer tampas med utmaningen att få en sammanhållen bild av sina medarbetares välmående och arbetsmiljö. Information om hälsa, frånvaro och arbetsbelastning är ofta spridd över olika system, team och nivåer, vilket försvårar både analys och åtgärder.

I multinationella företag blir problemet ännu mer komplext: data lagras lokalt i varje land, är ibland föråldrad och påverkas dessutom av olika nationella definitioner av vad som räknas som kort- respektive långtidssjukfrånvaro. 

Resultatet?

• Tidiga varningssignaler om risk för ohälsa missas.
  
  
• Åtgärder sätts in för sent, när frånvaron redan blivit långvarig.
  
  
• Chefer och HR saknar möjlighet att jobba systematiskt och proaktivt.
  
  

I en verklighet där sjukskrivningarna fortsätter att öka, är detta ett högriskbeteende. Vi kan inte längre förlita oss på magkänsla eller efterhandsreaktioner – vi behöver insikter i realtid som möjliggör snabba, välgrundade beslut.

Bygg en sjukfrånvarostrategi som gör verklig skillnad

För att vända utvecklingen krävs mer än punktinsatser. Organisationer behöver en tydlig och handlingsbar sjukfrånvarostrategi som är:

• Datadriven – baserad på aktuell information om hälsa, frånvaro och arbetsmiljö
  
  
• Tydlig – med klara roller, ansvarsfördelning och gemensamt språk
  
  
• Proaktiv – med mål, indikatorer och löpande uppföljning
  
  
• Inbäddad i verksamheten – som en naturlig del av ledarskap och kultur

En strategi ska inte bara visa vad vi vill uppnå, utan också hur vi arbetar för att komma dit – steg för steg och med mätbar effekt.

Från insikt till åtgärd: Hur ett datadrivet arbetssätt ger kontroll

Genom att samla rätt data och analysera den på ett smart sätt kan organisationer:

• Följa sjukfrånvaro i realtid och upptäcka negativa trender tidigt
  
  
• Identifiera riskgrupper och arbetsmiljöproblem innan de leder till sjukskrivningar
  
  
• Ge chefer och HR tydliga insikter som underlättar rätt åtgärder i rätt tid
  
  
• Minska den administrativa bördan och fokusera på värdeskapande arbete
  
  

Det handlar inte om att ersätta det mänskliga mötet – utan om att förstärka det. Med rätt verktyg kan vi upptäcka när någon behöver stöd innan situationen blivit akut.

Exempel på hur en datadriven strategi kan byggas:

• Mål: Minska korttidssjukfrånvaron med 10 % på 12 månader.
  
  
• Mätpunkter: Frånvaroprocent, frånvarofrekvens, snittlängd på sjukskrivningar, återhämtningsgrad.
  
  
• Uppföljning: Löpande analys av data och justering av insatser.
  
  
• Insatsplan: Stödjande samtal, anpassning av arbetsmiljö, utbildning i stresshantering.

Chefernas avgörande roll – och behovet av rätt stöd

Forskning visar att närmaste chef är en av de viktigaste faktorerna för att förebygga sjukfrånvaro. Men för att lyckas krävs rätt stöd:

• Användarvänliga verktyg som presenterar insikter enkelt och konkret
  
  
• Tydliga riktlinjer för när och hur agera på signaler
  
  
• Tillgång till experthjälp vid behov
  
  

Många chefer idag lämnas ensamma i ansvaret att fånga upp ohälsa – ofta utan moderna verktyg eller datadrivet stöd. Det gör att risker förblir osynliga och insatser sätts in för sent.

Om vi menar allvar med att skapa hållbara arbetsmiljöer, måste vi också ge cheferna de verktyg och det mandat som krävs för att agera i tid.

Digitalisering som möjliggörare – inte som mål i sig

Ett viktigt steg är att använda digitala plattformar som inte bara registrerar frånvaro, utan också skapar handlingsbara insikter kring hälsa och arbetsmiljö.Pllattformar för sjukfrånvarostyrning och välmående kan bland annat:

• Samla data från flera källor och presentera helhetsbilder
  
  
• Ge realtidsvarningar vid negativa mönster
  
  
• Koppla samman välmåendeprogram och frånvarodata
  
  
• Hjälpa organisationer att efterleva GDPR och andra lagkrav

En viktig framgångsfaktor är att inte låta tekniken bli ett självändamål. Det är hur informationen används i det dagliga arbetet – och hur insikterna omsätts i konkreta åtgärder – som avgör vilken effekt satsningen får. Tekniken ska vara ett stöd för människor och processer, inte en ersättning för dem.

Så bygger vi friskare organisationer

Sjukskrivningarna kopplade till psykisk ohälsa ökar. Men det är inte en utveckling vi måste acceptera.
Med rätt strategier, rätt verktyg och rätt kultur kan vi skapa arbetsplatser där människor håller över tid – både fysiskt och psykiskt.

För att lyckas behövs:

• Systematik och långsiktighet
  
  
• Insikt och vilja att agera på det vi ser
  
  
• Ledarskap som sätter hälsa och hållbarhet i centrum
  
  

Att investera i sjukfrånvarostrategi och välmående är inte en kostnad – det är en av de mest lönsamma investeringarna vi kan göra.
Framtidens framgångsrika organisationer är de som ser sambandet mellan välmående och resultat – och som börjar agera redan idag