Hur förbättrar man både processeffektivitet och arbetsmiljö i en av Sveriges största organisationer? För Vattenfall låg svaret i att införa ett nytt system för hantering av sjukfrånvaro, där medarbetare, chefer, lön och rehabiliteringsteam kan arbeta tillsammans.
Vattenfall är ett av Europas största energiföretag och producerar, distribuerar och säljer el och värme på flera europeiska marknader. Med omkring 11 500 medarbetare bara i Sverige hanterar organisationen många processer kopplade till sjukfrånvaro, rehabilitering och medarbetarhälsa.
Arbetet kretsar framför allt kring fyra processer: sjukfrånvaro, korttidsfrånvaro, alkohol och droger samt signaler på ohälsa. Det är processer som kräver tydliga rutiner för uppföljning och dokumentation, men också att flera nyckelpersoner kan arbeta med samma information.
För att skapa ett mer enhetligt arbetssätt behövde Vattenfall därför samla information, dokumentation och uppföljning i ett gemensamt system.
Tidigare skedde en stor del av hanteringen manuellt. Sjukanmälningar registrerades digitalt och gick vidare till lön, men det fortsatta arbetet med uppföljning, dokumentation och rehabilitering var utspritt mellan olika personer och verktyg.
”Cheferna satt med sina dokument, de som jobbar med rehab hade sina, och sjukfrånvarolistor hämtades från lönesystemet för att kunna följa upp vilka som var sjuka och hur länge”, berättar Jan.
När informationen låg på flera platser blev det svårt att få en samlad överblick. Dokumentation och känsliga uppgifter behövde hanteras manuellt, delas mellan personer och sparas på rätt plats i varje steg. Det skapade tidskrävande administration och en risk för att information kunde hamna fel eller bli synlig för personer utan rätt behörighet.
De manuella överlämningarna gjorde det också svårare att se vad som hade genomförts, vad som återstod och vem som ansvarade för nästa steg.
”Det här var något man ville få ordning på. Vattenfall ville komma bort från den manuella hanteringen som tog upp onödigt mycket tid och hitta ett system som kunde samla processerna på ett och samma ställe”, säger Jan.
Genom att digitalisera och automatisera sjukfrånvaroprocesserna såg Vattenfall en möjlighet att skapa tydligare arbetsflöden, minska administrationen och låta chefer, lön och rehabiliteringsteam arbeta tillsammans med samma information.
Med fördefinierade processteg och automatiska påminnelser skulle rätt aktivitet kunna genomföras vid rätt tidpunkt, exempelvis när ett läkarintyg behövde laddas upp eller en uppföljning genomföras.
Bättre kontroll över processen kunde även minska arbetet med löneskulder. När sjukfrånvaro inte registreras eller följs upp korrekt kan lön betalas ut felaktigt och behöva justeras i efterhand. Med påminnelser och tydligare uppföljning skulle sådana situationer kunna upptäckas tidigare.
Samtidigt behövde lösningen leva upp till Vattenfalls högt ställda krav på informationssäkerhet och GDPR. Känsliga uppgifter skulle vara tillgängliga för rätt personer, men skyddade från obehörig åtkomst.
En möjlig lösning fanns redan inom koncernen. I Vattenfalls nederländska verksamhet användes Xpert Suite, en plattform från Otherside at Work som kombinerar automatiserade arbetsflöden, smarta insikter och full regelefterlevnad. Syftet är att hjälpa HR och chefer att arbeta proaktivt med medarbetarnas välbefinnande. För den svenska organisationen blev övergången till Xpert Suite därför ett naturligt steg.
Xpert Suite är uppbyggt kring processer och arbetsflöden. När en medarbetare gör en sjukanmälan startas automatiskt ett ärende som sedan följer de steg som krävs under sjukfrånvaron.
Chefen kan exempelvis få påminnelser när ett läkarintyg behöver laddas upp eller när en uppföljning ska genomföras. Eftersom processen redan finns inbyggd i systemet kan arbetet starta direkt.
”Jag skulle säga att uppstarten på en process går fortare än vad det har gjort tidigare. För så fort du gör en anmälan, då startar processen direkt”, säger Jan.
För Vattenfall var möjligheten att samla all dokumentation i samma ärende särskilt viktig. Läkarintyg, samtalsanteckningar och andra dokument kan laddas upp direkt i systemet och kopplas till rätt process.
Även kommunikationen kan ske säkert i Xpert Suite.
”En väldigt bra funktion i Xpert Suite är att det finns en meddelandefunktion. Du kan alltså skicka ett meddelande till exempelvis chefen eller HR direkt i systemet, vilket gör det säkert på ett helt annat sätt än mejl”, berättar Jan.
Säkerheten vägde tungt när Vattenfall Sverige skulle införa ett system för hantering av sjukfrånvaro. Xpert Suite användes redan inom Vattenfalls nederländska verksamhet, och eftersom lösningen uppfyllde verksamhetens högt ställda krav på informationssäkerhet och GDPR valde även den svenska organisationen att implementera systemet.
Xpert Suite arbetar utifrån etablerade säkerhetsstandarder som ISO-27001 och SOC2. Inloggningen sker med single sign-on, och åtkomsten till ärenden, dokument och delad information styrs genom individuella behörigheter.
”Du ser bara det du har rätt till, vilket är väldigt viktigt ur ett säkerhetsperspektiv”, förtydligar Jan.
Med Xpert Suite kan chefer, lön och rehabiliteringsteam nu arbeta tillsammans i ett gemensamt system. Information och dokumentation samlas i samma ärende, där alla berörda funktioner kan följa processen utifrån sina behörigheter.
Det skapar ett gemensamt arbetssätt, minskar behovet av manuella överlämningar och gör det enklare att se vad som har gjorts, vad som återstår och vem som ansvarar för nästa steg. De automatiserade påminnelserna och den förbättrade kontrollen har också gjort det enklare att fånga upp felaktigheter i tid och minskat arbetet med löneskulder.
”Men de största fördelarna är ju att det blivit lättillgängligt och säkert att hantera sjukfrånvarodata. Det är den viktigaste biten tycker jag”, säger Jan.
De positiva effekterna märks även tydligt i det dagliga arbetet, enligt Anna Gruffman, VP Health and Safety på Vattenfall Sverige:
”Användarna upplever en betydande förbättring i sitt dagliga arbete. Xpert Suite bidrar till ökad effektivitet och är användarvänligt, samtidigt som systemet ger HR tillförlitliga insikter och bättre kontroll över sjukfrånvaroprocessen.”
För Vattenfall har det varit viktigt att ha en nära dialog med Otherside at Work, både kring support och fortsatt utveckling. Det är särskilt värdefullt eftersom Xpert Suite är ett avancerat system med stora möjligheter att anpassa arbetssätt och processer efter verksamhetens behov.
”Det är ett avancerat system, och det finns en stor fördel med det”, säger Jan.
Han fortsätter:
”Jag har ju jobbat med liknande system tidigare och jag vet att de alltid är utvecklingsbara. När vi velat göra förändringar tycker jag att teamet på Otherside at Work varit väldigt lyhörda. Därför tycker jag att samarbetet fungerat väldigt bra.”
Att upphandla programvara som hanterar känsliga personuppgifter är ett stort ansvar. Om du vill veta vilka frågor du faktiskt bör ställa för att se mer än certifikat är du välkommen att Kontakta oss. Vi delar gärna med oss av hur vi arbetar och visar hur vi varje dag verifierar vårat säkerhetsarbete i praktiken.