Varför uppföljning av sjukfrånvaro är nyckeln till en friskare arbetsplats

Att ha koll på sjukfrånvaron är en viktig faktor om ni vill skapa en hälsosam och produktiv arbetsmiljö. När ni kan följa upp och analysera sjukfrånvaromönster kan ni också identifiera mönster och problem som låter er vidta rätt åtgärder för att förebygga sjukskrivningar. Regelbundna uppföljningar tillsammans med en strukturerad sjukfrånvaropolicy hjälper er att arbeta proaktivt med arbetsmiljön och ge snabbt stöd till medarbetare för att främja deras välmående. Så här använder ni er sjukfrånvarodata för att skapa en friskare verksamhet.

Uppföljningar hjälper er att identifiera mönster och upptäcka arbetsmiljöproblem

Genom att samla och analysera data går det att få viktiga insikter i det som händer inom er organisation. När ni följer upp er sjukfrånvarodata kan den visa om det finns mönster och problem inom organisationen som ni annars inte hade upptäckt. Till exempel:

• Om en viss avdelning eller team har en högre sjukfrånvaro än genomsnittet: Det kan tyda på att det finns lokala problem med exempelvis stress, arbetsbelastning, ergonomi eller konflikter.
  
  
• Säsongsvariationer: Exempelvis om sjukfrånvaron ökar med en högre arbetsbelastning eller förändringar i arbetsmiljön som exempel.
  
  
• Upprepad korttidssjukfrånvaro: Något som kan vara ett tecken på arbetsrelaterad stress, missnöje eller en begynnande långtidssjukfrånvaro.
  
  

Viktiga sjukfrånvaroinsikter leder till tidiga insatser

När ni identifierar problemen och sjukfrånvaromönstren inom organisationen kan ni gå in med rätt åtgärder i ett tidigt skede. Det här är extra viktigt vid stressrelaterad ohälsa som ofta har ett långsamt förlopp där måendet och engagemanget gradvis försämras över tid. Fångas inte de varningssignalerna upp i tid växer problemen och kan sluta i en långtidssjukfrånvaro. Det kan även leda till att den drabbade medarbetaren behöver byta arbete. När ni följer upp sjukfrånvaron kan ni fånga upp de första tecknen på att någonting inte står rätt till. Till exempel upprepad kortare sjukfrånvaro. De insikterna hjälper er att gå in med snabba förebyggande åtgärder som stödsamtal, anpassade arbetsuppgifter, mer resurser osv. Med rätt stöd i ett tidigt skede ökar chanserna att ni behåller era värdefulla medarbetare.

Uppföljning av sjukfrånvaron leder till högre engagemang och produktivitet

Ett proaktivt arbete baserat på de insikter ni får ur uppföljningen leder ofta även till en förbättrad arbetsmiljö där både engagemanget och produktiviteten ökar. När ni följer upp sjukfrånvaron visar ni att ni bryr er om hur era anställda mår och att ni aktivt arbetar för att höja välmåendet. Det kan i sin tur öka trivseln och lojaliteten så att era anställda stannar kvar och presterar bättre.

Undersökningar visar även att jobbsökande talanger prioriterar företag som aktivt engagerar sig i sina anställdas hälsa och välbefinnande. Att följa upp sjukfrånvaron för att få viktiga insikter som leder till bättre hälsa kan därför bli en konkurrensfördel i kampen om att attrahera topptalangerna.

Kombinera uppföljningarna med en strukturerad sjukfrånvaropolicy för bättre stöd

När ni arbetar med att följa upp och analysera er sjukfrånvarodata är det viktigt att det finns rutiner för hur ni arbetar. Utan en tydlig struktur blir det svårare att arbeta konsekvent och effektivt med att omvandla sjukfrånvaroinsikterna till handling. Med en strukturerad sjukfrånvaropolicy vet ni precis hur ni ska använda er data för att följa upp sjukfrånvaron, identifiera problemen och sätta in rätt åtgärder vid rätt tillfälle. Det leder till en effektivare process som ger HR den tid de behöver för att arbeta mer proaktivt för att förebygga sjukfrånvaro och höja välmåendet i organisationen. 

En bra sjukfrånvaropolicy bör ta upp:

• Hur ni samlar in och analyserar er sjukfrånvarodata. Policyn ska beskriva var ni hämtar den informationen och hur ni ser till att den är aktuell och relevant.
  
  
• Vilka mätvärden ni ska använda. Exempelvis sjukfrånvarofrekvens och mönster, korttidssjukfrånvaro, avdelningsspecifik sjukfrånvaro m.m.
  
  
• Vilka insatser som ska utföras utifrån vad era mätningar indikerar. Exempelvis hälsosamtal, förändringar i arbetsmiljön, utbildning, förbättrad kommunikation osv.
  
  
• Vem som ansvarar för vad i processen.
  
  
• Hur ni följer upp och optimerar de insatser ni gör för att kontinuerligt arbeta med att minska sjukfrånvaron och främja hälsan.

Hur mogen är er sjukfrånvaropolicy? Var kan ni bli bättre? Kontrollera er nivå direkt med vår checklista!

Arbeta datadrivet för att få en effektiv uppföljning av sjukfrånvaron

För att kunna skapa en friskare arbetsplats genom att följa upp sjukfrånvaron krävs det vissa förutsättningar. Mycket hänger på den data som ni använder. Är den aktuell och visar läget i er organisation idag? Vet ni var ni hittar den data ni behöver? Vanliga utmaningar i det här arbetet är att den data som ska användas är fragmenterad och huvudsakligen visar historiska data över det som hänt tidigare. För att ni ska kunna använda uppföljningen till att få insikter som leder till snabba åtgärder behöver ni samlad realtidsdata.

Xpert Suite från Otherside at Work är ett datadrivet verktyg som ger en samlad bild av er sjukfrånvaro för insikter som leder till praktiska steg mot minskad sjukfrånvaro och ökat välbefinnande. Med vår integrerade plattform kan ni samla data från olika HR-områden och enkelt analysera den för att få klarhet i vad sjukfrånvaron beror på. Det ger er en strukturerad och användarvänlig lösning för att arbeta proaktivt med er sjukfrånvarostrategi. 

Vill ni veta mer om plattformen som ger ert HR-team värdefulla insikter och verktyg för att förstå och förbättra medarbetarnas välmående? Kontakta oss för en demo!