Utan en sjukfrånvaropolicy blir det svårt att arbeta strategiskt med hälsofrågor

Att enbart registrera frånvaro utan att följa upp den gör det svårt att få insikter i vad frånvaron beror på. Utan ett systematiskt arbetssätt famlar både HR och ledningen i mörkret när det kommer till vilka åtgärder som behövs för att förebygga sjukfrånvaron. En organisation utan en välplanerad sjukfrånvaropolicy hamnar ofta i en situation som utmärks av att:

• Det läggs mycket tid på administrativa uppgifter kring att rapportera sjukfrånvaro, men inte på att få insikter i orsakerna bakom. HR inte vet vad sjukfrånvaro eller minskat engagemang beror på. 
  
  
• Det är svårt att arbeta konsekvent med hälsofrågorna. Det går inte att säkerställa att efterlevnaden och uppföljningen fungerar. De insatser som sker är sporadiska, okoordinerade och sker i regel i efterhand.
  
  
• Cheferna och HR har problem med att fånga upp hur medarbetarna egentligen mår. Det är svårt att ha förebyggande samtal kring frågorna, och problem upptäcks inte förrän de kräver stora insatser att åtgärda.
  
  
• De mätningar som sker och den data som finns är utspridd och kopplas inte ihop för att upptäcka mönster. Det är svårt att arbeta proaktivt med hjälp av data.

 

En konkret sjukfrånvaropolicy hjälper både HR och det långsiktiga hälsoarbetet

En tydlig sjukfrånvaropolicy leder till klara rutiner för hur ni ska upptäcka de tidiga signaler och mönster som hänger ihop med sjukfrånvaron. Med de insikterna kan ni erbjuda medarbetarna rätt stöd så tidigt som möjligt, och vid behov göra de förändringar som behövs för att förebygga hälsoproblemen inom organisationen. Istället för otydliga rutiner får ni ett koordinerat arbete där samordnade insatser kopplade till frånvaroorsakerna (exempelvis arbetsbelastning, ergonomi, trivsel etc.) sker proaktivt för att främja välmåendet på arbetsplatsen.

En strukturerad sjukfrånvaropolicy med tydliga rutiner gör även att HR kan arbeta mer effektivt. Bland annat blir det enklare att arbeta konsekvent med att följa upp sjukfrånvaromönster, identifiera problemområden och att ge medarbetarna rätt stöd. Det frigör tid och låter HR arbeta mer strategiskt och förebyggande med hälsan för en friskare och mer produktiv organisation.

Så skapar ni en sjukfrånvaropolicy som leder till långsiktiga förbättringar 

För en hälsofrämjande utveckling behövs en handlingsbar strategi som bygger på ett konsekvent arbete, istället punktinsatser. En sjukfrånvaropolicy som verkligen leder till långsiktiga förändringar bygger på:

• Tydlighet. Vem ansvarar för vad? Hur går processerna till? Vilken data ligger som grund för insikterna och var finns den?
  
  
• Samlad data. För att arbeta strategiskt och proaktivt krävs det en aktuell och samlad information om bland annat sjukfrånvaro, engagemang, hälsa och arbetsmiljö.
  
  
• Mätpunkter. Policyn behöver fånga upp viktiga mätvärden och indikatorer som nivå, längd och frekvens av sjukfrånvaron, bakomliggande orsaker, tidiga signaler på ohälsa, trivsel- och engagemangsnivåer m.m.
  
  
• Tydliga mål. Exempelvis att sänka sjukfrånvaron med X % inom 12 månader.
  
  
• Insatser. Som stödsamtal, utbildning, hänvisning till rätt typ av vård och åtgärder för att förbättra arbetsmiljön.
  
  
• Uppföljning. Löpande dataanalys för att följa upp och optimera de insatser och åtgärder som sker.

Det är inte alltid så lätt att skapa en framgångsrik sjukfrånvaropolicy på första försöket. För att hjälpa dig att identifiera vilken nivå er policy ligger på, och hur ni kan lyfta den till nästa nivå har vi tagit fram en checklista som guidar dig rätt. Här kan du kontrollera nivån på er sjukfrånvaropolicy direkt! 

En datadriven sjukfrånvaropolicy ger djupare och snabbare insikter

Insikter som går att agera på kräver tillförlitlig information. Ett vanligt hinder i arbetet med att ta fram en strukturerad sjukfrånvaropolicy är att den data som används är inaktuell och utspridd på flera olika plattformar. Ska ni kunna gå från insikter till åtgärder som fungerar långsiktigt behöver ni ett datadrivet arbetssätt där ni utgår från samlad, överskådlig och relevant realtidsdata.

När ni samlar och utgår från korrekt data kan ni följa sjukfrånvaro och andra mönster i realtid för att upptäcka signaler, och för snabba insatser. Det hjälper er också att mäta, följa upp och optimera det arbete ni gör. Samtidigt effektiviserar de datadrivna processerna HR:s arbete så att teamet kan fokusera mer på förebyggande åtgärder som leder till friskare och mer engagerade medarbetare.

Systemstödet som leder till insikter och proaktiva lösningar

Xpert Suite är ett verktyg som samlar den data som HR behöver. Det ger er de insikter ni behöver för att förstå och förbättra medarbetarnas mående. Genom att mäta sjukfrånvaro och de faktorer som påverkar trivsel, stress och hälsa i realtid kan ni ta fram framgångsrika rutiner som hjälper er att få friskare medarbetare och en hållbarare organisation. Vill du veta mer om hur det fungerar? Vi visar dig gärna. Kontakta oss för en demo idag!