Varför är det så viktigt att HR använder realtidsdata

När HR förlitar sig på föråldrad data som tittar bakåt på det som redan har hänt kan de bara agera reaktivt. Nyckeln till att främja hälsa och trivsel för att minska sjukfrånvaron ligger i att arbeta proaktivt och gå in med lösningar innan problemen eskalerar. Bristen på realtidsdata hindrar inte bara viktiga insatser för att främja hälsan på arbetsplatsen, det gör även HR-processerna mer ineffektiva.

• Det traditionella sättet att blicka bakåt och att förlita sig på punktmätningar från specifika perioder ger inte en tydlig eller rättvisande bild av välmåendet i organisationen. Det leder till att HR inte får en full förståelse av de trender och begynnande problem som kan uppstå.
  
  
• Bristen på realtidsdata leder till att problemen identifieras först i efterhand. Viktiga varningstecken som ökad frånvaro, minskat engagemang och  ökad personalomsättning fångas upp först när det har blivit ett märkbart problem i organisationen.
  
  
• Reaktiva processer orsakade av frånvaron av realtidsdata försenar de insatser som hade kunnat vända hälso- eller engagemangsproblem om de hade upptäckts i ett tidigt skede.
  
  
• Utan realtidsdata blir det svårare för HR att optimera viktiga processer som personalvård, utbildning och hälsofrämjande åtgärder. 

Fördelarna med att använda realtidsdata

• HR kan få viktiga insikter och fånga upp tidiga signaler som är avgörande för att kunna gå in med åtgärder innan problemen växer sig för stora.
  
  
• Realtidsdata om användningen av hälsoförmåner som exempelvis psykologtjänster kan ge tidiga signaler om att någon eller några i organisationen behöver stöd från HR.
  
  
• Tidiga signaler hjälper HR att agera så snabbt som möjligt. Att fånga upp de första tecknen innan de växer sig till större problem kräver mindre tid och resurser jämfört med att vända en negativ utveckling. Samtidigt visar det på ett proaktivt engagemang i medarbetarnas välmående och trivsel som främjar engagemanget och leder till en mer motiverad personal.
  
  
• Realtidsdata ger HR en aktuell och korrekt bild av vad som händer inom organisationen, vilket hjälper dem att ta välgrundade beslut. Aktuell data effektiviserar dessutom HR-processerna och minskar det administrativa arbetet så att HR-teamet kan lägga sin värdefulla tid på mer strategiskt arbete som främjar engagemanget i organisationen.
  
  

Möjligheten att fånga upp tidiga signaler är avgörande för att förebygga långtidssjukskrivningar

Ett av de kanske viktigaste exemplen på när realtidsdata kan göra stor skillnad är för att fånga upp de tidiga varningstecknen på en förestående långtidssjukskrivning. Många organisationer i Sverige ser att långtidssjukskrivningarna ökar bland personalen. Förutom den personliga tragedin i en längre sjukskrivning innebär det även en stor belastning för arbetsgivaren. Många fasta kostnader kvarstår även när en medarbetare har en längre sjukfrånvaro, det kan behövas vikarier eller inhyrda konsulter för att täcka upp vakansen, och arbetsgivaren har även ansvaret för rehabilitering och arbetsträning.

Långtidssjukskrivningar kan dock förebyggas om de första varningstecken upptäcks så tidigt som möjligt. Undersökningar visar att medarbetare som har upprepad kortare frånvaro (fler än tre tillfällen under en 12-månadersperiod) har en högre risk för långtidssjukskrivning. När HR har tillgång till realtidsdata kan de här varningssignalerna fångas upp direkt så att den berörda medarbetaren kan få det stöd den behöver för att vända situationen till det bättre innan den resulterar i en längre frånvaro. Det leder till en stor vinst för både medarbetaren och för organisationen.

Proaktiva hälsoinsatser leder till högre vinstmarginaler

Det är inte bara hälsan och engagemanget som vinner på de proaktiva insatser som möjliggörs tack vare realtidsdata. Analyser visar att de företag som arbetar med förebyggande hälsoarbete, till exempel i form av att upptäcka tidiga signaler på ohälsa och att utbilda, har upp till fem gånger högre vinstmarginal jämfört med de företag som arbetar mer reaktivt med samma frågor.

Förutom en minskad sjukfrånvaro kan den här skillnaden bero på att medarbetare som känner sig sedda och omhändertagna trivs bättre, blir mer motiverade och presterar mer. Organisationer som har ett proaktivt hälsoarbete kan även få vinster som exempelvis sänkta försäkringspremier.

Programvaran som ger HR realtidsdata att agera på

Ett problem som hindrar HR från att agera tidigt är att de traditionella systemen för att mäta och hantera sjukfrånvaro och andra viktiga faktorer bara ger historiska och begränsade insikter. Det leder till ett reaktivt arbetssätt där åtgärderna sker försent.

Vår programvara Xpert Suite samlar all relevant information på ett och samma ställe, samt fångar upp viktiga insikter i realtid. Förutom aktuell information om sjukfrånvaro går det även att få avgörande realtidsinsikter om engagemang, produktivitet och trivsel. Det ger HR en djupare förståelse om mönster inom organisationen som annars skulle missas av de traditionella systemen. Tack vare de insikter realtidsdatan ger kan HR arbeta proaktivt, agera på tidiga signaler och genomföra förebyggande åtgärder som främjar hälsan i organisationen och minskar sjukfrånvaron.

AI och avancerad analys hjälper till att upptäcka tidiga signaler

Vår plattform nyttjar även AI som möjliggör djupa analyser av realtidsdatan. Det hjälper HR att upptäcka dolda mönster och tidiga signaler på potentiella problem så att de kan arbeta mer proaktivt och gå in med tidiga åtgärder innan problemen leder till frånvaro. En proaktivt strategi som leder till en friskare organisation med lägre frånvaro och mer engagerade medarbetare.

Vill du få tillgång till realtidsdata som hjälper er HR-avdelning att få bättre insikter för en hållbarare arbetsplats? Vi hjälper gärna till och visar vägen. Kontakta oss!