Mätningar och dataanalys är viktiga verktyg som hjälper till att sänka sjukfrånvaron. De insikter som kommer ur mätningarna gör det möjligt för HR att identifiera mönster, riskfaktorer och att se vilka åtgärder som är effektiva för att förbättra medarbetarnas välbefinnande. Här är sex viktiga mätvärden som leder till användbara insikter som hjälper HR att gå in med snabba och anpassade åtgärder som minskar sjukskrivningarna och produktivitetsförlusterna och samtidigt stärka välmåendet.
Det här mätvärdet visar hur stor del av den totala arbetstiden som förloras till sjukfrånvaro. Värdet fås från det totala antalet frånvarotimmar och det totala antalet schemalagda arbetstimmar. Med en översiktlig bild av hur omfattande sjukfrånvaron är i organisationen går det att jämföra med snittbilder för exempelvis genomsnittsfrånvaron i landet eller inom branschen. Det visar om organisationen har en högre genomsnittlig sjukfrånvaro än normalt, och om det behövs fler och mer detaljerade mätningar för att hitta orsakerna till det.
Att mäta det totala antalet sjukfrånvarodagar under en period och antal anställda ger snittet sjukdagar per medarbetare under en viss period. Det här är ett bra mätvärde för att jämföra sjukfrånvaron över tid eller mellan olika avdelningar. Om det finns mönster i de mätningarna, till exempel för vissa perioder, går de att använda för att spåra orsakerna till sjukfrånvaron.
Sjukfrånvarodata per individ med datum och längd på sjukfrånvaron visar hur fördelningen mellan korttids- och långtidssjukfrånvaro ser ut inom organisationen. Utifrån det värdet går det att se om sjukfrånvaron är tillfällig eller långvarig, och vilka åtgärder som är lämpligast. Det här mätvärdet kan även ge tidiga varningssignaler på om någon medarbetare mår dåligt eftersom upprepad korttidssjukfrånvaro ofta är ett tecken på en ökad risk för långtidssjukfrånvaro. Genom att fånga upp de tidiga tecknen går det att ge rätt stöd som minskar risken för längre sjukfrånvaro.
För att skilja på vad som är kort- respektive långtidssjukfrånvaro är det värt att komma ihåg att enligt svenska regler så är arbetsgivaren skyldig att anmäla sjukskrivning som pågår längre än 14 kalenderdagar till Försäkringskassan. Om medarbetaren varit sjuk i 30 dagar och antas bli borta i minst 60 dagar är arbetsgivaren även skyldig att upprätta en rehabiliteringsplan för att hjälpa medarbetaren tillbaka i arbete. Med tydlig data över längden på sjukfrånvaron går det att agera snabbare och få en smidigare rehabiliteringsprocess vid längre sjukskrivningar.
Det här mätvärdet som utgår från sjukfrånvarodatum och veckodagar identifierar återkommande mönster, som exempelvis måndags- och fredagsjukfrånvaro. Finns det mönster i sjukfrånvarotillfällena kan det vara en varningssignal på låg motivation eller på arbetsmiljöproblem. Just återkommande sjukfrånvaro kring helgen är en vanlig signal på att en medarbetare inte trivs eller mår bra på jobbet. Framför allt om mätvärdet sammanfaller med indikationer på minskad produktion, låg motivation och andra beteendeförändringar.
Om en eller flera medarbetare ofta behöver längre återhämtning än vad helgen ger kan det vara en signal på psykisk ohälsa, stress, dålig stämning eller bristande ledarskap. Att fånga upp de signalerna hjälper HR att upptäcka problemet i tid och få insikt i orsakerna bakom för att kunna gå in med rätt åtgärder.
Om sjukfrånvaron inte är jämnt fördelad inom organisationen kan det bero på att vissa avdelningar eller team dras med specifika lokala problem som påverkar sjukfrånvaron. Till exempel rörande arbetsbelastning, ledarskap eller trivsel. Genom att mäta och jämföra sjukfrånvaronivåerna mellan avdelningar kan HR identifiera var, när och eventuellt varför sjukfrånvaron inträffar. Det hjälper HR-teamet att upptäcka problemområden och fokusera skräddarsydda insatser där de behövs som mest. Till exempel genom coaching, ökade resurser, ledarskapsutbildning, justerade arbetsbelastningar och andra anpassade åtgärder.
Att mäta antalet dagar mellan den första sjukfrånvarodagen och den första arbetsdagen efter återgång till arbete kan dels visa hur allvarliga orsakerna till sjukfrånvaron är, dels indikera hur bra rehabiliteringen fungerar. Det stöd en medarbetare får från sin arbetsgivare för att kunna återvända till sitt arbete är avgörande för att förebygga långvarig sjukfrånvaro och främja medarbetarnas välbefinnande. Därför är det här mätvärdet viktigt för det långsiktigt strategiska arbetet med att minska sjukfrånvaron.
Att mäta viktiga värden kring sjukfrånvaron ger HR de viktiga insikter de behöver för att sätta in snabba och relevanta åtgärder för att minska sjukfrånvaron. Det som hindrar många organisationer från att mäta sina insatser är att den data som krävs är utspridd, förlegad och i många fall saknas helt. Ska din organisation kunna lyckas med det här arbetet behövs en HR-lösning som samlar aktuell data på ett ställe och visualiserar de viktiga insikterna på ett tydligt sätt.
För att hjälpa organisationer med att få kontroll över och minska sjukfrånvaron har vi tagit fram Xpert Suite. Det ger er verktyget att samla den data ni behöver över sjukfrånvaro, engagemang och andra viktiga värden som hjälper er att kombinera datadrivna insikter med rätt åtgärder. Så att ni kan arbeta systematiskt med att förbygga sjukfrånvaro och bygga en friskare och mer produktiv organisation. Vill du veta hur det går till? Kontakta oss så berättar vi mer!