Fragmenterad data sätter käppar i hjulen för arbetsplatser som satsar på välmående

Vad står i vägen för hållbart medarbetarengagemang?

En av de vanligaste bromsklossarna är att viktig information om medarbetarnas hälsa, trivsel och prestation är utspridd – i separata system, hos olika team eller inte dokumenterad alls. HR och chefer sitter ofta med en fragmenterad bild som gör det svårt att agera i tid. Resultatet? Fler sjukskrivningar, missade varningssignaler, felbeslut – och i förlängningen lägre engagemang och ökad personalomsättning.

Stuprörstänk och spridd information – ett kostsamt hinder

I svenska organisationer är det fortfarande vanligt att HR-relaterad data hanteras i olika system eller inte samlas in alls. Det kan handla om:

• Frånvarodata i ett system, medarbetarundersökningar i ett annat – och utvecklingssamtal i Excel.
• Ingen tydlig struktur för att följa upp hälsa, belastning eller engagemang.
• Data som inte delas mellan HR, chefer och andra stödfunktioner.

När insatser saknar datastöd blir det svårt att förebygga ohälsa – och risken ökar för att människor blir långvarigt sjuka eller tappar fotfästet på arbetsplatsen.

Fyra följder av att sakna en helhetsbild

När HR-data är utspridd eller ofullständig kan det få flera negativa konsekvenser:

• Tidiga signaler missas, vilket kan leda till att små problem växer till långvarig ohälsa.
• HR tvingas lägga tid på manuell datainsamling, istället för att arbeta strategiskt.
• Förebyggande insatser försenas eller sätts in för sent.
• Felhantering av känslig information kan leda till bristande förtroende – eller i värsta fall juridiska följder.

En rapport från Sveriges HR-förening, i samarbete med Centrum för Global HRM, visar också att Sverige ligger efter internationellt när det gäller att digitalisera HR. Rapporten, som bygger på den internationella Cranet-undersökningen, släpptes i september 2024 och lyfter fram att Sverige har en lång väg kvar när det gäller att ta tillvara på möjligheterna med automatisering, AI och digitalt datastöd i HR-arbetet. Det innebär att många svenska arbetsgivare går miste om viktiga insikter som kan göra skillnad – både för organisationens utveckling och medarbetarnas välmående. Rapporten går att läsa i sin helhet på Sveriges HR-förenings webbplats. 

När vi inte ser – då kan vi inte stötta

Hur vet du om någon är på väg att bli sjuk – om du inte ser signalerna? Hur vet du vilket team som riskerar att gå in i en tuff period, om ingen larmar förrän det är för sent?

När vi agerar på magkänsla snarare än insikt blir det lätt fel. Och det är inte bara effektiviteten som påverkas – det handlar om människors hälsa, trygghet och långsiktiga arbetsförmåga.

Konsekvenserna blir tydliga:

• Sjukfrånvaron ökar – eftersom ingen fångar upp stress, obalans eller belastning i tid.
• Fler slutar – när medarbetare känner att ingen riktigt lyssnar eller ser dem.
• Engagemanget sjunker – eftersom åtgärder ofta är reaktiva istället för förebyggande.

Organisationer som lyckas fånga upp ohälsa tidigt har inte bara friskare team – enligt World Economic Forum presterar de också bättre ekonomiskt och står stadigare i förändring.

Lösningen: Från gissningar till insikter – med rätt typ av data

För att fatta bättre beslut om medarbetarstöd krävs bättre underlag. Det handlar om att samla rätt data, på ett sätt som gör det möjligt att agera. Här kommer Employee Sustainability & Wellbeing (ESW) in.

Vad är ESW?

Employee Sustainability & Wellbeing (ESW) är ett strategiskt och holistiskt tillvägagångssätt för att stärka medarbetares långsiktiga hälsa, engagemang och arbetsförmåga. Begreppet bygger på insikten att människor presterar bättre – och mår bättre – i miljöer där de känner sig trygga, sedda och har möjlighet att utvecklas.

ESW innebär att man kopplar samman data från flera olika HR-områden – som hälsa, arbetsmiljö, engagemang och prestation – för att få en mer komplett bild av hur organisationen mår. Det är ett sätt att arbeta mer proaktivt, där insikterna ligger till grund för riktade och förebyggande insatser.

Det är också nära besläktat med begreppet Human Sustainability, som betonar vikten av att se medarbetare som hela människor – inte bara resurser – och skapa förutsättningar för långsiktig balans mellan arbete och välmående.

ESW bygger på tre principer:

• Upptäck risker i tid – så att du kan förebygga istället för att reparera.
• Stötta chefer med insikter – inte bara magkänsla.
• Skapa hållbara arbetsplatser – där människor utvecklas, inte bränns ut.

Så bygger du en mer datadriven HR-struktur

Företag som ligger i framkant använder idag integrerade datalösningar för HR. Dessa lösningar:

• Samlar HR-data centralt, oavsett källa
• Presenterar insikter i dashboards, skräddarsydda för olika roller
• Ger rekommendationer och nästa steg, baserat på aktuell data

Målet är inte att göra HR till dataanalytiker – utan att frigöra tid och skapa förutsättningar för att agera smartare, snabbare och mer medmänskligt.

Data som gör skillnad – för både människor och verksamhet

Att sätta människan i centrum kräver mer än ambition – det kräver insikt. Med rätt verktyg kan du gå från fragmenterade gissningar till samlade beslut. Du kan ge stöd innan någon hinner bli sjuk. Du kan bygga en kultur där både medarbetare och organisationer utvecklas tillsammans.

Och kanske viktigast av allt: Du visar att du ser.

Xpert Suite – verktyget för friskare medarbetare med datadrivna insikter

För organisationer som vill ta ett konkret steg mot bättre sjukfrånvarohantering och hållbart medarbetarstöd erbjuder vi Xpert Suite – ett verktyg som kombinerar datadrivna insikter med praktisk användbarhet.

Med Xpert Suite får ni en samlad bild av sjukfrånvaro, välbefinnande och utvecklingsmöjligheter, vilket gör det möjligt att agera i tid och bygga starkare, friskare och mer motståndskraftiga team.

Motiverade och välmående medarbetare är avgörande för långsiktig framgång – och med Xpert Suite blir det enklare att omsätta ambition till resultat.